Política de Privacidad de Checktime

Checktime ("la Aplicación") es un sistema electrónico de registro y control de asistencia, utilizado por empleadores para dar cumplimiento a la obligación de llevar un registro de asistencia y jornada establecida en el artículo 33 del Código del Trabajo. Esta Política describe qué datos personales se tratan a través de la Aplicación, con qué finalidad, quién accede a ellos y cuáles son sus derechos como titular de los datos.

• Responsable del tratamiento: Su empleador, quien decide utilizar Checktime para el registro de asistencia de sus trabajadores y determina los fines del tratamiento dentro del marco legal.
• Encargado del tratamiento: Valkiria SpA, RUT 78.348.261-4, con domicilio en Agustinas 681, oficina 905, Santiago, Chile, proveedor de la Aplicación, que trata los datos por cuenta y según las instrucciones del empleador.

Para registrar su asistencia, entrada y salida de jornada, la Aplicación trata los siguientes datos:

• Datos de identificación: Nombre, RUT y empleador, utilizados para identificarlo de manera única dentro del sistema de asistencia.
• Correo electrónico personal: Utilizado para enviarle los comprobantes de cada marcación, los avisos de modificación de sus marcaciones, las solicitudes de aprobación, los reportes que exige la normativa e información sobre el funcionamiento de la Aplicación, además de la verificación de cuenta y recuperación de contraseña.
• Ubicación georreferenciada: La ubicación de su dispositivo se captura únicamente al momento de realizar una marcación, y no de forma continua. Se incorpora al comprobante de marcación y permite verificar el lugar desde donde se registró la asistencia.
• Fotografía (selfie): Se toma al momento de la marcación como respaldo visual de la identidad de quien registra la asistencia. La fotografía no es sometida a reconocimiento facial ni a ningún tratamiento automatizado; solo puede ser revisada visualmente por su jefatura o personal autorizado del empleador, para corroborar que la marcación fue realizada por usted. Por tratarse de una imagen que permite identificarlo, se protege con los resguardos propios de un dato personal sensible.
• Datos de la marcación: Fecha y hora, tipo de marcación, dispositivo utilizado y código de verificación del comprobante.

El tratamiento de sus datos se funda en el cumplimiento de una obligación legal del empleador (artículo 33 del Código del Trabajo y Resolución Exenta N°38 de la Dirección del Trabajo) y en la ejecución del contrato de trabajo. Respecto de la fotografía, su tratamiento se limita estrictamente a servir de respaldo de identidad en la marcación.

Si la Aplicación se utiliza en su teléfono móvil personal, ello debe constar en su contrato de trabajo o en un anexo. Los permisos de cámara y ubicación del dispositivo se utilizan solo al momento de marcar.

La información recopilada se utiliza exclusivamente para los siguientes propósitos:

• Registro y verificación de asistencia: Para registrar su hora de entrada y salida, y para verificar su identidad y ubicación en el momento de la marcación.
• Gestión de asistencia y jornada: Para que su empleador lleve un registro preciso de sus horas trabajadas y emita los reportes exigidos por la normativa laboral.
• Comunicaciones del sistema: Para enviarle comprobantes de marcación, avisos sobre correcciones o agregados a sus marcaciones, solicitudes de aprobación e información relacionada con el uso de la Aplicación.

Las marcaciones realizadas fuera de una zona definida por su empleador no son bloqueadas; pueden generar alertas, que deben ser revisadas considerando sus antecedentes. Toda corrección o agregado de marcaciones realizado por el empleador le será informado, y usted podrá oponerse dentro de las 48 horas siguientes.

Bajo ninguna circunstancia su información personal será utilizada para:

• Marketing directo o envío de publicidad no solicitada.
• Venta, alquiler o intercambio con terceros con fines comerciales.
• Monitoreo continuo de su ubicación o cualquier propósito no relacionado con el registro de asistencia.

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción, y para garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de asistencia.

Su información se almacena en servidores ubicados en un datacenter en Chile, provisto por Astinet, y el acceso está restringido al personal autorizado que la necesita para cumplir sus funciones.

Los correos electrónicos del sistema se envían mediante Amazon Simple Email Service (Amazon SES), de Amazon Web Services, cuyos servidores pueden encontrarse fuera de Chile. Por esta vía solo se transfieren su dirección de correo y el contenido de cada mensaje, con las garantías contractuales de confidencialidad y seguridad exigidas por la ley para la transferencia internacional de datos.

En caso de una vulneración de seguridad que afecte sus datos, se notificará a la Agencia de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a los titulares afectados, conforme a la ley.

Su información personal no será compartida, vendida ni alquilada a terceros, excepto en los siguientes casos:

• Su empleador: Accede a la información de asistencia, ya que es el responsable del registro y el propósito principal de la Aplicación.
• Dirección del Trabajo: Tiene acceso a los registros de asistencia para fines de fiscalización, incluso de forma remota, según lo dispone la normativa.
• Proveedores tecnológicos: Astinet, como proveedor del datacenter donde se alojan los datos, y Amazon Web Services, a través de Amazon SES, para el envío de correos electrónicos. Ambos actúan por cuenta de Valkiria SpA y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Autoridades: Cuando así lo exija la ley o una resolución judicial o administrativa válida.

Conforme a la Resolución Exenta N°38 de la Dirección del Trabajo, los registros de asistencia, incluida la información de ubicación de las marcaciones, se conservan por un plazo mínimo de cinco (5) años. Cumplido el plazo legal, los datos son eliminados o anonimizados, salvo que exista otra obligación legal o un procedimiento judicial o administrativo pendiente que requiera conservarlos.

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

• Acceso: Solicitar información sobre los datos personales que se tratan sobre usted y obtener copia de ellos.
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos. Este derecho no procede respecto de los registros de asistencia mientras se encuentre vigente la obligación legal de conservarlos.
• Oposición: Oponerse a un tratamiento específico de sus datos en los casos previstos por la ley.
• Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Bloqueo: Solicitar la suspensión temporal del tratamiento mientras se resuelve una solicitud.
• No ser objeto de decisiones automatizadas: No ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos que le produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios normativos o en el funcionamiento de la Aplicación. La versión vigente estará siempre publicada en esta página con su fecha de última actualización. Los cambios relevantes le serán informados a través de la Aplicación o de su correo electrónico.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad, puede contactar a Valkiria SpA, Agustinas 681, oficina 905, Santiago, Chile: